QR Code Zahlschein - Umstellung im September 2022

The Final Countdown – tschüss roter und oranger Einzahlungsschein

Am 30. September 2022 ist es so weit: die orangen und roten Einzahlungsscheine verschwinden im Rechnungswesen. Als Nachfolgeprodukte werden die QR-Rechnung und die Dienstleistung eBill als Unterstützung für die Digitalisierung der Rechnungsabläufe dienen. Also aufgepasst: Es besteht bei allen Rechnungsstellern der notwendige Handlungsbedarf die Rechnungsprozesse umzustellen, wenn dies bis dato noch nicht erfolgt ist.


Was ist anders bei der QR-Code Rechnung?

 

Für alle farbenfrohen Menschen heisst es nun bald Abschied nehmen von den roten und orangen Einzahlungsscheinen, die Farbe in unser Leben gebracht haben. Aber der neue Trend geht eindeutig Richtung Schwarz-Weiss. Wie der QR-Code optisch dem Einzahlungsschein auch ohne Farbe das gewisse Etwas verleiht? Wie die bisherigen Einzahlungsscheine auch, ist die QR-Code Rechnung in zwei Teile aufgeteilt. Auf der linken Seite befindet sich der Empfangsschein und auf der rechten Seite der Zahlteil, der auch den trendigen Swiss-QR Code beinhaltet. Der QR-Code enthält alle Informationen, die für die Rechnungsstellung als auch für die anschliessende Zahlung wichtig sind. Darunter sind auch die neuen Zahlungsreferenzen: QR-Referenz und Structured Creditor Reference (Ref Type SCOR).

QR-Referenz und QR-IBAN

Bei den ganzen angereihten Zahlenkombinationen kann einem ganz schön schwindelig werden. Aber keine Angst, Ihre Mathematikkenntnisse werden hier nicht auf den Prüfstand gestellt. So funktioniert`s: Die jetzige ESR-Referenz, welche aus 26 Zahlen und einer Prüfziffer am Ende besteht, wird von der QR-Referenz ersetzt. Die neue QR-Referenz hat genau den gleichen Zweck wie zuvor die ESR-Referenz. Sie dient dazu, die Rechnungen mit den Zahlungen beim Rechnungssteller abzugleichen. Also kurz gesagt: Die schon bestehenden Zahlenreihen bleiben so wie sie sind und können weiterhin verwendet werden. Die neuen Zahlenreihen erfüllen den gleichen Zweck, nämlich der vereinfachten Zuordnung von Rechnungen und Zahlungen. So kann die Umstellung auf die QR-Rechnung problemlos erfolgen, ganz ohne Zahlenchaos.

Zusammen mit der QR-Referenz muss immer die QR-IBAN verwendet werden. Die QR-IBAN ist von der Strukturierung genauso aufgebaut wie die heutige IBAN. Wie diese lautet, teilen die Banken ihren Kunden mit. Mittels der QR-IID wird die QR-IBAN des jeweiligen Zahlungsinstitutes identifiziert. Dafür ist exklusiv der Wertebereich zwischen 30000 – 31999 besetzt.

Creditor Reference 

Die Funktion der Structured Creditor Reference (Ref Type SCOR) ist die gleiche wie bei der QR-Referenz. Die Zuordnung von Zahlungen ist einfacher mit der immer wieder neu erstellten Identifikationsnummer. So gehen keine Zahlungen verloren und ein übersichtlicher Abgleich kann gemacht werden. Der einzige Unterschied findet sich nur bei der internationalen Verwendung. So steht dem vereinfachten Zahlungsverkehr ausserhalb der Schweiz nichts mehr im Wege.

 

3 verschiedene Varianten von Einzahlungsscheinen

Nach dem theoretischen Teil kommt nun endlich ein wenig Anschauungsmaterial. Wer nun denkt, dass mit der Farbe auch das Layout gegangen ist, den kann ich beruhigen. Vom Prinzip her ändert sich von der Aufteilung eines Einzahlungsscheins nicht viel. Die jeweiligen Datenfelder können auf drei verschiedene Arten variiert werden. Hier noch mal die jeweiligen Änderungen samt Beispiel zusammengefasst:

 
 

1. Zunächst gibt es die Variante mit der QR-Referenz, welche die ESR-Referenz ersetzt. Dies erfolgt, indem die bisherigen ESR-Referenzen dem gleichen Muster entsprechen wie den QR-Referenzen. Deswegen können bereits bestehende Referenznummern weiterverwendet werden. Dies vereinfacht die Umstellung von den ESR-Rechnungen auf die QR-Rechnungen.

 
 
 
 

2. Eine weitere Möglichkeit ist die QR-Rechnung ohne Referenzen. Die Felder werden dann einfach leer gelassen und müssen mit dem jeweiligen Betrag vom Empfänger versehen werden.

 
 
 
 

3. Bei der dritten Variante kommt die Structured Creditor Reference (SCOR) ins Spiel. Diese ermöglicht den Zahlungsverkehr in Euro und hält die internationalen Standards nach ISO 11649 ein, damit die Zahlungsweise für die Schweiz als auch im SEPA-Raum verwendet werden kann.

 
 
 


Vorteile und Nachteile

 

Neu heisst bekanntlich nicht immer gleich besser. Doch schauen wir uns doch mal an, was nun gut und was schlecht ist. Die Vorteile gegenüber der alten Rechnungsvariante sind klar. Für die Zahlung muss der Käufer lediglich den QR-Code mit einem Smartphone oder mit einem speziellen Scangerät einscannen. Dies ermöglicht die automatische Übernahme der Informationen zur jeweiligen Online-App und ist die Basis für eine schnell und unkomplizierte Zahlung. Eine weitere Möglichkeit ist das Online-Banking mit einem PC. Dazu wir ein Scanning-Gerät oder die Aktivierung der Kamera am PC benötigt. Beide Optionen können mit der Online-Anwendung auf dem Computer konfiguriert werden. Die Nachteile finden sich bei den Käufern, die kein Online-Banking besitzen und daher den QR-Code nicht nutzen können. Diese nutzen wie bis dahin die bisherigen Möglichkeiten durch Einzahlung direkt am Schalter der Postfilialen. Alternativ ist der Versand im Couvert per Zahlungsauftrag an die jeweilige Bank.

 


Rechnungssteller aufgepasst – rechtzeitige Umstellung des Rechnungsverfahren

 
 

Sollten Sie die Rolle eines Rechnungsstellers haben und üblicherweise mit Business-Softwarelösungen arbeiten, empfehle ich, die Prozessumstellung schnellstmöglich zu erledigen. Dazu wenden Sie sich an Ihre Bank und Ihren Softwarepartner, um eine rechtzeitige Fertigstellung der Umstellung zu gewährleisten. Jedoch keine Angst. Die Prozessanpassung benötigt keine Ewigkeit und ist vom Profi zügig erledigt.

Wenn Sie noch Fragen haben, melden Sie sich bei uns. Wir unterstützen Sie gerne, um den Neuanfang des Rechnungsprozesses am Ende des Final Countdown nicht zu verpassen.

Hier gibt es unser QR-Zahlschein Merkblatt kostenlos als PDF-Download:

Dossier-QR-Code-Umstellung

Autor:

Alain Geiger

Ich bin seit fast 10 Jahren für die PENTAG Informatik AG als Leiter im Verkauf E-Rechnung in der ganzen Schweiz unterwegs. Mit grosser Freude darf ich unsere Kunden oder potenzielle Kunden bezüglich unserer Dienstleistungen im Bereich EDI beraten und individuelle Lösungswege anbieten. Nicht nur beruflich liebe ich das Reisen. In meiner Freizeit erkundige ich andere Kulturen, die mich sehr faszinieren. Wenn mal keine Reise ansteht, ist bei mir Eishockey und Fussball hoch im Kurs.

Alain Geiger Leiter Verkauf E-Rechnung bei PENTAG Informatik AG

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