Digitalisierung erfolgreich meistern – ist Ihr Unternehmen fit genug?
Die grösste Herausforderung für Unternehmen in der heutigen Zeit, neben Ressourcenknappheit, der stetigen Weiterentwicklung digitaler Prozesse und hoher Anforderung an Flexibilität, ist die Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit. Dies bedeutet: Ressourcenplanung verbessern, nachhaltiger werden, flexible Arbeitsformen anbieten und interne Abläufe optimieren. All das mit dem Ziel Zeit, Geld und Ressourcen zu sparen und somit durchgehend konkurrenzfähig zu sein. Ist Ihr Unternehmen fit genug, um all diesen Anforderungen gerecht zu werden?
Wie wichtig ist dabei die Digitalisierung?
Die Digitalisierung hat innerhalb der letzten Jahrzehnte grosse Veränderungen im privaten sowie auch im geschäftlichen Bereich mit sich gebracht. Gewohnte Prozesse werden auf den Kopf gestellt und in vielen Branchen müssen Unternehmen Massnahmen ergreifen, um mit der Konkurrenz mithalten zu können. Und häufig kommt die Frage auf, wie wichtig ein modernes IT-Umfeld wirklich ist.
Zunächst scheint die mehr oder weniger erzwungene Umrüstung auf moderne Strukturen und Abläufe eher ein Fluch als ein Segen zu sein, doch die Investition in digitale Erneuerungen zahlt sich schliesslich aus. Das Aufrüsten oder Umstellen älterer IT-Systeme ermöglichen kostengünstig die Effizienz eines Unternehmens zu steigern. Manuelle Arbeitsschritte wie beispielsweise der postalische Rechnungsversand oder das Erfassen von Kundendaten können dank automatisierter Abläufe eingespart und die Zeit effizienter genutzt werden.
Durch digitale Lösungen können also Lücken gefüllt und Prozesse optimiert werden. Dies bedeutet: neues Potenzial und Geschäftsmöglichkeiten!
Was ist ein optimaler digitaler Zustand eines Unternehmens?
- Automatisierte Abläufe
Viele Aufgaben werden von Mitarbeitern noch manuell erledigt, doch es könnte auch schneller, einfacher und ohne Flüchtigkeitsfehler gehen. Wenn man als Beispiel den Weg von der manuellen Erstellung einer Rechnung am PC bis hin zum Erreichen des Rechnungsempfängers per Post nimmt, dann sind folgende manuelle Schritte notwendig:
Erfassen der Rechnungsdaten im jeweiligen ERP-System, Drucken, Kuvertieren, Frankieren, Sendung per Post. Dieser Prozess ist ein enormer Zeitaufwand und kann durch digitale Rechnungsprozesse abgelöst werden.
- Wenig Papierkram – keine/geringe Mediabrüche
Der sogenannte Mediabruch beinhaltet das Erfassen von Daten auf verschiedenen Medien. Demnach könnte die Bestellung per Telefonat auf Papier mitgeschrieben worden sein, der Kunde hat eine E-Mail mit dem Bestellwunsch geschickt oder Copy Past ———- Danach müssen die Daten immer neu in das eigentliche System aufgenommen werden. Je mehr Mediabrüche gegeben sind, desto höher ist die Fehlerquote.
- Einmalige Erfassung von Daten
Wenn Unternehmen mit unterschiedlichen Programmen und Tools arbeiten, die keine integrierten Schnittstellen besitzen, müssen Daten mehrmals erfasst werden. Dabei kann es zu Flüchtigkeitsfehlern kommen, die einen gesamten Bestell- und Abrechnungsprozess beeinflussen können. Beispielsweise können Mengenangaben falsch übernommen worden sein oder Kundendaten sind durch Tippfehler unbrauchbar.
- Zugriff von “überall” auf die Systeme und Tools des Unternehmens (Home Office, NATEL etc.)
Home Office ist nun in fast allen Branchen zu einem festen Bestandteil geworden. Somit müssen die Systeme auch auf die neue Art zu arbeiten umgestellt werden. Denn wenn eine wichtige Änderung vorgenommen werden muss und der zuständige Mitarbeiter unterwegs ist zu einem anderen Kunden oder remote arbeitet, ist es unvermeidlich, dass der Zugriff von allen Geräten und egal von welchem Ort aus für die Mitarbeiter möglich ist.
Machen Sie den digitalen Fitness Test
Eine eigene Einschätzung über den bisherigen digitalen Zustand des Unternehmens abzugeben, ist meistens gar nicht so einfach, da viele Aspekte berücksichtigt werden müssen. Unser kostenloser Test basiert auf Best Practices und eigenen Erfahrungen. Das Ziel ist mit einem minimalen Aufwand Verbesserungspotential zu identifizieren, damit Ihre Firma sich auf Kundenbedürfnisse statt interner Prozesse fokussieren kann. Dafür werden Ihre Abläufe unter den drei Kategorien:
- Kunden,
- interne Prozesse und
- Behörden
beleuchtet. Bei der Analyse lassen wir uns vom Werteströme-Konzept leiten. Nebst dem klassischen Ziel, Schritte zu entfernen, welche keinen Mehrwert fürs Unternehmen generieren, minimieren wir auch Mediabrüche und physische Abhängigkeiten (Papier, Unterschrift etc.).
Testen Sie jetzt Ihr digitales Fitness-Level