Effiziente E-Mails? Einfach in die Fussstapfen des Empfängers treten!

Effiziente E-Mails? Einfach in die Fussstapfen des Empfängers treten!

Wie oft müssen wir lange E-Mails lesen und uns am Ende die Frage stellen, was will er/sie von mir und was muss ich jetzt tun? Wäre es nicht wunderbar, schon in der Betreffzeile zu sehen, was das eigentliche Anliegen des Senders ist? Wie können wir es also besser machen? Die Antwort ist plausibel: Wir müssen uns als Sender einfach in die Situation des Empfängers versetzen.

Betreff: Die Suche nach dem Anliegen des Senders

Das Erste, was der Empfänger in der E-Mail sieht, ist der Absender-Name und die Betreffzeile. Daher ist es wichtig, dass der Betreff den Zweck der E-Mail klar angibt und insbesondere, was der Empfänger mit unserer Nachricht tun soll. Dies gelingt am besten mit klaren Schlüsselwörtern. Hier einige Beispiele:

Zur Info – nur zu Informationszwecken, keine Reaktion oder Handlung erforderlich
Bitte Entscheidung treffen – erfordert eine Entscheidung des Empfängers
Wichtige Anfrage – bittet um Erlaubnis oder Genehmigung durch den Empfänger
Bitte Koordinierung planen – Koordinierung durch oder mit dem Empfänger ist erforderlich

Mit dem richtigen Schlüsselwort können wir also schon dem Empfänger helfen, das Anliegen der Mail richtig einzuordnen. wir sollten jedoch darauf achten, dass der Betreff nicht zu fordernd wirkt. Hier ist die Devise: höflich, freundlich, aber bestimmt. Dies bedarf manchmal etwas Fingerspitzengefühl.

Die Form macht`s

Das Einzige, was der Empfänger nicht hat, ist Zeit. Um dennoch eine schnelle Rückmeldung zu erlangen, hilft es, die Form nach einem bestimmten Schema zu gliedern:

Betreffzeile: Wie schon zuvor erwähnt, ist die Betreffzeile ausschlaggebend, ob die E-Mail überhaupt geöffnet wird. Dazu müssen die passenden Schlüsselwörter gesetzt werden und die Länge sollte sich in Grenzen halten. Sechs bis zehn Wörter genügen völlig.
Anrede: Hier geht es ganz nach dem Motto: «Der erste Eindruck zählt!» Beachten Sie, ob Sie sich an einen formellen oder informellen Empfänger wenden und auf welche Art und Weise diese Person gerne angesprochen werden möchte.
Textkörper: Der Textkörper sollte kurz und knackig formuliert und sinnvoll strukturiert sein. Wenn es mehr als 10 Zeilen werden, lohnt sich ein Telefonat, da die Chancen auf ein Missverständnis bei langen Mails grösser sind als bei einem direkten Gespräch. Die Struktur sollte Einleitung, Hauptteil und eine Schlussfolgerung enthalten. Absätze veranschaulichen dabei die Gliederung und helfen dem Auge, diese direkt zu erfassen. Aufzählungszeichen oder nummerierte Auflistungen sind empfehlenswert für die Übersichtlichkeit.
Signatur: Eine stilvolle E-Mail-Signatur bleibt bei dem Leser in Erinnerung. Auch dient sie gleichzeitig als Visitenkarte. So kann die Kommunikation auch auf direktem Wege vertieft werde. Die Signatur macht also nur Sinn, wenn direkte Kontaktmöglickeiten aufgelistet sind. «info@xyz.ch» oder die Telefonnummer ohne direkte Durchwahl bringen hier keinen Mehrwert.

E-Mail Highlights

Wichtige Infos können farbig und fett markiert werden. So stechen sie direkt ins Auge und werden vom Empfänger schneller wahr- und aufgenommen. Jedoch ist auch hier weniger mehr. Es hilft also zu sich Gedanken zu machen, welche Wörter in unserer Nachricht besonders ausschlaggebend sind.

Auch innerhalb im Postfach können wir bereits für mehr Aufmerksamkeit sorgen, indem wir besonders wichtige Angelegenheiten mit «Hoher Wichtigkeit» markieren. So erscheint ein Ausrufezeichen neben unserer E-Mail in der Auflistung des Empfängers.