Katapultieren Sie Ihre Finanzbuchhaltung mit dem richtigen IT-Partner in die Zukunft
In der Finanzbuchhaltung, kurz FIBU, der KMUs liegen noch so einige verstaubte Aktenordner vergraben. Viele Unternehmen wagen nicht den nächsten Schritt in die Digitalisierung, wenn es um Debitorenrechnungen geht. Die Angst vor zu vielen Kosten und der Arbeitsaufwand für eine Umstellung werden oft als Hauptgründe genannt. Diese Situation wirft nun die Frage auf, wie die digitale Zukunft der FIBU aussieht.
E-Rechnung als zukunftsweisende Lösung
Fakt ist, ohne einheitliche digitale Rechnungswege können keine Automatisierungsprozesse zwischen den Unternehmen stattfinden. Der bis jetzt herkömmliche Weg einer Debitorenrechnung ist nämlich per E-Mail im PDF-Format. Dies ist für einige KMU schon als «Digitale Rechnung» zu verzeichnen, doch nicht im Sinne der Elektronischen Rechnungslösung. Denn aus der PDF-Rechnung per E-Mail resultiert die manuelle Kreditorenerfassung. So bleibt die manuelle Arbeit bestehen, die mit enormen Ressourcenaufwand und der hohen Wahrscheinlichkeit für Fehler bei der Datenerfassung niederschlägt. Welche Lösungsansätze gibt es nun also, die für jede Art von KMU und deren ERP-System ohne grossen Aufwand funktionieren? Eine sehr bequeme und effiziente Option ist es, sich einen zuverlässigen IT Service Provider als starken Partner an die Seite zu holen.
Wir präsentieren Ihnen vier mögliche Aufbaustufen und zeigen, wie ein Service Provider im Bereich EDI, der dazu über die nötige IT Kompetenzen verfügt, die digitale Transformation eurer Finanzbuchhaltung in die Zukunft katapultieren kann. Diese Rolle besetzen wir bei der PENTAG Informatik Ag seit mehr als 10 Jahren erfolgreich und haben schon hunderten von Firmen geholfen, den Weg in die Digitalisierung zu wagen.
1. Möglichkeiten schaffen
Der erste Schritt ist die Daten Rechnungen aus dem ERP digital zu produzieren. Ein guter Service Provider wird Rechnungen in PDF akzeptieren aber auch erklären, dass das volle Potenzial erst mit einem elektronischen Format wie XML, CSV usw. völlig ausgeschöpft werden kann.
2. Partner verbinden
Sobald der Service Provider die Belege digitalisiert hat (gilt vor allem bei PDF), fungiert dieser als Drehscheibe und Türöffner. Als Drehscheibe wandelt er die Daten für den Empfänger um, signiert (auf Wunsch) die Daten und sendet sie zu. Der Empfänger erhält auf ihn massgeschneiderten Inhalt und kann diesen automatisiert erfassen. Dies ermöglicht eine massive Zeitersparnis in der Kreditorenerfassung. Wenn die Daten einmal digitalisiert sind, kann der Provider als Türöffner weitere Geschäftspartner ausfindig machen, die auch als Empfänger in Frage kommen würden. Sie als Sender müssen bei sich nichts anpassen. Der Provider transformiert einfach die digitalisierten Inhalte für den jeweiligen Geschäftspartner.
3. Direkt ins Banking Rechnungen liefern
Auch hier unterstütz der Provider. Statt eine direkte Verbindung mit dem jeweiligen Empfänger aufbauen zu müssen, liefert der Provider die Rechnungen inklusive Beilagen ins E-Banking der Kunden ein. Aber das ist noch nicht alles – er wird auch die Anmeldemaske erstellen und An- und Abmeldungen weiterleiten. Ausserdem wird der Status der Rechnung weitergeben (zum Beispiel Status “bezahlt”).
4. Selber elektronische Belege erhalten
In dem Sie elektronische Belege senden, sparen die Empfänger Zeit, weil Sie die Daten nicht mehr per Hand erfassen müssen. Logischerweise ist es wünschenswert, selber die Daten digital zu erhalten, um Zeit zu sparen und die Umwelt zu schonen. Der Weg ist einfach: in Absprache mit Ihrem Provider wird eine Struktur für den Empfang definiert und falls IT Kompetenzen vorhanden sind, kann der Provider Sie bei einer eventuellen Umstellung im ERP unterstützen. Die Daten kommen dann im abgesprochenen Format und können von Ihnen problemlos bearbeitet werden. Damit spart man Zeit und Geld.
Fazit
Die Digitalisierung der Rechnungswege für Debitoren- und Kreditorenrechnungen in der Finanzbuchhaltung bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile. Durch die Automatisierung dieser Prozesse ergeben sich erhebliche Kosteneinsparungen, da manuelle Aufgaben reduziert und Fehler minimiert werden können. Dies führt nicht nur zu einer Effizienzsteigerung, sondern ermöglicht auch eine schnellere Abwicklung von Transaktionen. Besonders für KMUs bedeutet die Prozessoptimierung eine verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit, da digitale Rechnungswege die Interaktion zwischen Geschäftspartnern erleichtern. Auch trägt die Digitalisierung zur Nachhaltigkeit bei, indem der Papierverbrauch erheblich reduziert wird. Die Umstellung auf digitale Rechnungswege unterstützt somit nicht nur die Wirtschaftlichkeit von Unternehmen, sondern auch ökologische Aspekte durch einen ressourcenschonenden Ansatz in der Buchhaltung.
Bei Fragen Rund um das Thema E-Rechnung bin ich für Sie da!
Alain Geiger
