Standard Softwareloesungen als guenstige Alternative oder teure Ueberraschung?

Reinventing the Past mit Standard SW-Lösungen?

Wer kennt es nicht: Die tagtäglich genutzte Applikation hat ihre Macken und Probleme, aber eigentlich hat man sich ja daran gewöhnt und arrangiert. Was passiert aber, wenn diese nicht mehr supportet wird und nicht mehr mit der aktuellen Systemumgebung (z.B. Betriebssystem) korrekt funktioniert. Dann kommt der Aspekt des Life Cycle Management zum Tragen und die über Jahre etablierte Applikation muss abgelöst werden. Kurzum: Es wird ein neues Projekt gestartet….

 

Der Startschuss für ein erfolgreiches IT-Projekt

Um eine neue Applikation evaluieren zu können, müssen zuerst die Anforderungen erhoben werden. Und bereits zu diesem ganz frühen Moment im Projekt steht ein zentraler Punkt an, der sich auf das ganze Projekt massiv auswirken kann. Es ist zwingend nötig, dass man die Anforderungen möglichst lösungsneutral formuliert. Das heisst es ist zwar sehr wichtig und wertvoll Fachexperten und Nutzer bei der Anforderungserhebung miteinzubeziehen, aber zusätzlich wird auch jemand benötigt, der die Brücke baut zwischen der neuen Anwendung und den Kundenbedürfnissen. Eine Art Übersetzer, der dem Fachexperten vermittelt, ob sich nötige Abweichungen vom Standardprozess mit mehr Aufwand lohnen oder nicht. Die Kunst dabei ist, abzuschätzen, ob es sinnvoll ist, alte Prozessabläufe auf Wunsch des Kunden mit viel Mehraufwand in die neue Softwarelösung zu integrieren. Aber öfters ist es effizienter dem Kunden die Möglichkeiten des neuen Tools zu demonstrieren, die möglicherweise die alten Prozesse optimieren, Abläufe vereinfachen und verschlanken.

Dieser Aspekt des Übermittelns und Übersetzens der «subjektiven Vor-Ort-Anforderungen» in Bezug zu den Standard-Funktionen der möglichen Standard-Softwarelösung sollten unter Einbezug von Methodiken wie Geschäftsprozessmodellierung erfolgen. Ob die jeweilige Organisation für das Projekt das klassische Wasserfallmodell oder ein agiles Vorgehen wählt, ist für den beschriebenen Aspekt irrelevant.

Standard-Anforderungen unter Einbezug von Methodiken?

Wieso ist dieser Aspekt so wichtig? In der heutigen Zeit stehen für die verschiedenen Anforderungen der technischen Umgebungen unterschiedlichen SW-Lösungen auf dem Markt zur Auswahl. Diese Lösungen haben alle gemeinsam, dass sich die umgesetzte Funktionalität an Standard- oder etablierten Prozessen orientieren. Aus Investitionssicht scheint häufig eine Eigenentwicklung keine Alternative zu sein und so möchten viele Unternehmen aus Finanzierungsgründen auf eine Standard-Software setzen.

 

“Institutions will try to preserve the problem to which they are the solution”
— Clay Shirky

Jeder Hersteller von Standard-Softwarelösungen ist meines Wissens gerne bereit, die jeweilige Software auf die individuellen Wünsche eines jeden Kunden anzupassen. Dies führt schliesslich vielfach zu «Customized Standard»-Lösungen. Solche Softwarelösungen können jedoch verschiedene Gefahren mit sich bringen: Die neuen oder geänderten Funktionen sind nicht adäquat und umfassend getestet, etablierte Prozesse werden abgeändert mit schwer abzuschätzenden Auswirkungen. Um herausfinden zu können, ob sich die Übernahme von alten Prozessen in die neue Standardlösung lohnt oder ob es mehr Sinn macht, bereits bestehende und verbesserte Lösungswege der neuen Software zu verwenden, hilft die Verwendung der 5-W-Methode.

Fazit: Die Vergangenheit und die dazugehörigen Angewohnheiten im Zusammenhang mit einer langjährigen Applikation sind wichtig. Entscheidet sich eine Firma für ein neues Produkt oder eine neue Applikation, ist es für den Projekterfolg allerdings matchentscheidend, dass die alten Prozesse nicht einfach blind kopiert werden. Es sollte die Bereitschaft bestehen, Änderungen und neue Wege in der täglichen Arbeit zu akzeptieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass eine neue Applikation Arbeit erleichtert und die Effizienz steigert.

 

Meine Tipps:

  • Frühzeitige Einbeziehung der End User in die Projektabwicklung
  • Use Cases mit nicht funktionellen Dimensionen ergänzen (Häufigkeit)
  • 5-w-Methode – Subjektive Hinterfragung bei Abweichungen von Standardlösung
  • Bewusste Bewirtschaftung der Änderungen durch Standard-Software
  • Kritische Abwägung von Kosten und der wirklichen Notwendigkeit für Anpassungen

Autor:

Pirmin Suter

 

Pirmin Suter Leiter Operations und Mitglied der Geschaeftsleitung bei PENTAG Informatik AG

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